Як розв’язувати великі задачі
Велика задача або проєкт – це комплекс заходів з чітко визначеними строками, ціллю якого є досягнення запланованих результатів.
На наш погляд, головною задачею керівника є організація проєктної роботи так, щоб виконувати задачі з високим рівнем прогнозованості результату. Тобто ми використовуємо не суб’єктивні критерії “добре – погано”, а оцінюємо, чи отримали ми очікуваний результат. Якщо ні, то використовуючи цикл ПДПК** при плануванніSMART-задач,** коригуємо майбутні задачі.
Проєкт або великий обсяг роботи передбачає:
- визначення і формулювання вимог до проєкту: точне узгодження очікувань від командування;
- постановка максимально чітких і зрозумілих цілей, див. SMART (пункт Спеціфік);
- налагодження і реалізацію комунікації між учасниками проєкту – має бути виділений простір для спілкування залучених осіб: створіть загальний чат у безпечних месенджерах, попросіть зв’язківців налагодити актуальну схему сусідів;
- узгодження обмежень проєкту: бюджету, ресурсів, ризиків, дедлайнів, якості;
- спілкування з командою, прийняття до уваги їх потреб/бажань/очікувань та корекція чинних планів згідно з отриманим матеріалом, зворотний зв’язок з особовим складом та керівництвом.
Реалізація проєкту включає кілька етапів: ініціація, Смарт-метод, виконання і контроль, завершення проєкту.
Ініціація (тобто старт-проєкт) являє собою певне знайомство з проєктом. Визначається його сутність і цілі, формується відповідна команда. Для цього проєкт з самого початку ділиться на частини та набір дрібних задач.
SMART метод передбачає формування “графіку робіт”, в якому визначаються дедлайни для кожної задачі. Також пропрацьовується список необхідних ресурсів. При цьому планування включає періодичне коригування, оскільки в процесі роботи постійно зʼявляються нові нюанси й підзадачі, проявляється “підводне каміння” проєкту.
Виконання і контроль – це етап, на який треба повертатись після кожного проміжного результату. (див. The PDCA cycle). В ідеальній системі управління проєкт виглядає так: визначили завдання, виконали його, проконтролювали, внесли в план необхідні корективи, визначили наступне завдання і т.д. На етапі виконання зазвичай використовуються певні інструменти, які полегшують процеси: делегування, тайм-менеджмент, матриця Ейзенхауера, викреслювання завдань.
На етапі завершення проєкту проводиться контрольна перевірка виконаної роботи та обовʼязково зберігаються вихідні дані, використані інструкції та регламенти. Це потрібно, щоб навіть новий член команди зміг розібратися, що і як робили до нього.